Envois groupés dans Gmail
09/12/2019
Curieusement depuis l’interface utilisateur de la messagerie Gmail, il n’est pas possible de créer des groupes de destinataires pour pouvoir envoyer le même mail à plusieurs personnes. Cela oblige à ajouter un à un tous les destinataires auxquels on souhaite expédier ledit message.
Cependant, en passant par l’application Google Contacts, il va être possible de contourner cette limitation.
Évidemment, il n’est pas question d’utiliser Gmail pour faire des mailings de masse, et de toute façon si vous vous risquez à cet exercice, Google aurait tôt fait d’invoquer les limites qu’il a imposées dans l’utilisation de sa messagerie pour suspendre ou désactiver votre compte Gmail.
Voici la procédure pour créer des groupes de dentinaires à exploiter dans Gmail
Depuis l’application Contacts de Google, sélectionnez une ou plusieurs personnes parmi vos contacts en cochant les noms.
Dans la barre d’outils en haut de l’écran, cliquez sur l’icône Gérer les libellés. Sous le terme libellé qui est employé partout dans les applications Google, il faut comprendre groupes.
Dans le menu qui s’affiche, choisissez + Créer un libellé, donnez-lui un nom, puis pour finir, cliquez sur le bouton Enregistrer. À noter qu’il est aussi possible de créer un libellé ou de copier un contact dans un libellé en effectuant une recherche selon des critères communs (entreprise, pays de résidence…) à des contacts. Il est aussi possible en sélectionnant un contact de l’ajouter à un libellé existant.
Le libellé est alors affiché à gauche de la fenêtre dans la section Libellés. C’est à ce niveau de l’interface utilisateur, qu’il est possible d’éditer un libellé, d’ajouter ou de supprimer des destinataires, de le supprimer, etc.
Maintenant, pour utiliser le groupe de destinataires dans la messagerie Gmail pour leur envoyer le même message, après avoir cliqué sur Nouveau message, il suffit de taper les premières du libellé pour le voir s’afficher dans le champ À. La liste des destinataires du mail est affichée. Vous avez toujours le possibilité d’y ajouter des personnes ou d’en retirer avant d’envoyer le mail.
Il faut savoir que si un contact dispose de plusieurs adresses mail dans Google Contacts qui sont indiquées sur sa fiche, c’est l’adresse mail principale qui va être utilisée.
La procédure n’est pas très compliquée, mais à l’instar de la messagerie Outlook, il serait quand même plus facile de pouvoir effectuer la manipulation depuis Gmail afin de pouvoir envoyer des lettres d’informations et des petits mailings ciblés à un groupe de personnes.
Les limites journalières pour l’envoi de mails sur Gmail
08/09/2014
Gmail est le système de messagerie de type Webmail conçu et développé par Google.
Certaines limites dans son fonctionnement sont toutefois à prendre en compte.
Par exemple, la taille maximale d’un fichier attaché en pièce jointe à un mail est de 25 Mo alors que l’espace de sauvegarde mis gratuitement à disposition par Google est de 15 Go.
De la même manière, Google limite aussi le nombre de mails que vous pouvez chaque jour envoyer depuis votre compte Gmail.
Si ce quota journalier est dépassé, Google peut temporairement désactiver votre compte Gmail sans vous en avertir et vous devrez patienter 24 heures avant de retrouver l’accès à votre compte de messagerie Gmail.
illustration-gmail
Les limites de Gmail pour l’envoi de mail
Gmail n’est pas prévu pour envoyer des mails en masse afin de réaliser des campagnes de mailings. Si vous prévoyez d’utiliser Gmail pour expédier un mail à un grand nombre de personnes, prenez connaissance des règles énumérées ci-dessous pour éviter de vous faire suspendre votre compte Gmail par Google.
Règle numéro 1 : Chaque jour, vous ne pouvez envoyer des mails qu’à un maximum de 500 destinataires. Si vous dépassez cette limite d’envoi, votre compte Gmail pourra être suspendu. Il est important de comprendre que cette limite s’applique au nombre de destinataires et non pas au nombre de messages. Ainsi, il est possible d’expédier 10 mails à 50 personnes ou 1 même mail à un maximum de 500 personnes.
Règle numéro 2 : Si vous accédez à Gmail avec un client de messagerie qui utilise les protocoles POP ou IMAP, comme le font les applications Microsoft Outlook ou Apple Mail, vous ne pouvez envoyer un mail qu’à un maximum de 100 destinataires à la fois. Si cette limite est dépassée, votre compte Gmail pourrait être désactivé pour une journée.
Règle numéro 3 : Avant de répondre à un mail, vérifiez bien l’adresse mail des différents destinataires, avant de cliquer sur le bouton Envoyer. En effet, si votre réponse à un mail contient des adresses de messagerie inexistantes ou qui ont été supprimées (la limite semble être fixée à 25 erreurs), Gmail va rencontrer des erreurs d’envoi qui pourrait engendrer la suspension de votre compte Gmail.
Règle numéro 4 : Vous pouvez associer plusieurs adresses mail à votre compte Gmail et envoyer des mails avec n’importe laquelle d’entre elles. Cependant, en envoyant un mail depuis une adresse différente que l’adresse Gmail principale, c’est sur celle-ci que s’appliquent les différentes restrictions.
Règle numéro 5 : Si vous envoyez des mails par l’intermédiaire de scripts (par exemple Google Script), pour les comptes gratuits, la limite journalière d’envoi est fixée à 100 destinataires.
Pour en finir avec les conditions d’utilisation de Gmail, il faut savoir aussi que Google peut supprimer votre compte Gmail de façon permanente si vous n’accédez pas à votre compte de messagerie durant une période de neuf mois consécutifs.
Théoriquement, on ne peut transférer les mails de Google que vers une seule adresse. Si on en ajoute une deuxième, elle remplacera la première dans la configuration, même si elle reste dans un menu déroulant, et qu'on y a accès pour la reconfigurer comme adresse de transfert.
Mais Google nous précise qu'avec le système de filtre, on peut envoyer "certains" emails vers une autre adresse.
Donc, on construit un filtre (dans les paramètres de l'onglet Transfert de Gmail, le lien est au bas de la première section) en sélectionnant les mails avec le minimums de contraintes, voir aucune (indiquer seulement que le destinataire est l'adresse email et tous les emails reçus seront dans la sélection) et ... tada, on peut envoyer les mails vers une 2e adresse aussi.
Résumé de l'article en anglais disponible en cliquant sur le titre de ce billet.
Note de Kat : Google nous a rendus dépendants de son hébergement gratuit pour nos mails depuis des années. Maintenant, Google va nous le faire PAYER. Gmail restreint l'espace disponible en quantité et en qualité, interdisant aussi de nombreuse pièces jointes. Cela a coïncidé avec le lancement de son nouveau service PAYANT de cloud. Mais c'est pas nouveau toussa, j'en causais déjà il y a 2 ans, là, sur le forum de TechniFree : http://technifree.fr/modules/newbb/viewtopic.php?topic_id=2113
Ce qui est nouveau, c'est que ça touche maintenant de plus en plus de gens qui ont atteint leur quota, alors qu'ils avaient misé toute leur communication sur Gmail.
Considéré comme un système ultime de protection d’un compte en ligne, l’authentification à double-facteur a pourtant été contournée par un groupe de hackers. Voici leur méthode.
Censé être robuste et imparable face aux tentatives de piratage, le système de double-authentification des comptes Google a pourtant été contourné par des hackers. Rappelons que la double-authentification, autrement appelée authentification à deux facteurs, ou encore validation en deux étapes chez Google, repose sur la classique saisie d’un identifiant et d’un mot de passe associée à un code à usage unique reçu le plus souvent par SMS pour accéder au compte. Un blindage supplémentaire qui semble impossible à contourner puisque seul l’utilisateur peut recevoir le code temporaire. Et pourtant, Amnesty International a relevé que plus d’un millier de comptes Gmail et Yahoo, protégés de cette façon ont été piratés.
Pour pouvoir accéder aux comptes protégés par ce système, la technique employée par les hackers ne requiert pas de connaissances en informatique pointues ou l’exploitation de vicieux malwares. Il s’agit d’une méthode phishing très élaborée dans laquelle un millier d’utilisateurs sont tombés. L’idée consiste à récupérer le code de double-authentification à usage unique et de l’utiliser avant son délai d’expiration.
Une méthode de phishing élaborée
Le groupe de pirates a donc convaincu ses cibles en envoyant un e-mail, suffisamment bien conçu pour que les victimes cliquent sur un lien renvoyant vers une fausse page d’identification. À partir de ce moment, l’utilisateur devait saisir ses identifiants et taper également son code. C’est alors que le hacker pouvait faire une demande de récupération de mot de passe et utiliser le code reçu pour accéder au compte et se l'accaparer. Il faut noter que ce phishing élaboré a été réalisé de façon très ciblée en visant précisément des journalistes ou des activistes au Moyen-Orient ou en Afrique du Nord. On peut supposer que le groupe de pirates est lié à un État. Dans le cas de Google, par exemple, rappelons qu’il existe deux autres procédés d’identifications que le code à chiffre reçu par SMS. Il est possible d’opter pour un système de validation par notification, ou encore en enregistrant l’ordinateur ou le mobile comme appareil autorisé.
Cet article fait écho à mon précédent article sur le pouvoir de nuisance des silos de mail.
Dans cet article, je pestais contre le pouvoir ahurissant que confère une grosse base d’utilisateurs à certains fournisseurs de mail (Gmail, Yahoo, etc).
Florilège
À tout seigneur, tout honneur, commençons par laposte.net.
laposte.net
La Poste avait tout pour fournir un service de mail propre et performant : son histoire dans les communications remonte à loin (on peut faire remonter sa généalogie au XVe siècle avec la première poste d’État de Louis XI) et si nous avons tous eu une lettre ou un colis qui s’est perdu dans les méandres des centres de tri, force est de constater que ça fonctionnait quand même très bien. En 2000, la Poste, encore entreprise publique, devait pouvoir fournir une adresse électronique à tous les Français⋅e⋅s.
Comment ne pas lui faire confiance ? Nous-mêmes, libristes avons, pendant longtemps, conseillé laposte.net à qui nous demandait un fournisseur de mail « propre », qui n’espionne pas les conversations, ne met pas de publicité…
Les choses ont bien changé.
Le prestataire de la Poste (ah bah oui, c’est un sous-traitant, vous n’imaginiez quand même pas que la Poste allait avoir des compétences en interne à l’heure des suppressions de postes de fonctionnaires ?) semble être, excusez le terme, un vrai branquignol : nous avons souvent des messages d’erreur comme 421 4.3.2 All server ports are busy (les serveurs ne sont pas correctement dimensionnés), 550 5.5.0 Service refuse. Veuillez essayer plus tard. service refused, please try later. LPN007_510 (« nope, on veut pas, revenez plus tard ») ou mon préféré, 451 4.7.1 Service unavailable – try again later (tout est vautré).
Ça fait des mois que les serveurs de laposte.net plantent régulièrement, avec en point d’orgue une panne qui a duré plusieurs jours en avril et une communication qui a mis plusieurs jours à arriver (un message pour dire qu’il y a un problème serait-il un aveu de faiblesse pour eux ?).
Résultat :
les mails s’accumulent sur nos serveurs, et comme on retente de les envoyer pendant quelques jours, eh bien ça ralentit le traitement des autres mails (bon, maintenant, j’ai mis en place des mailqueues séparées, mais ce n’est pas quelque chose que je devrais avoir à mettre en place !) ;
les utilisateurs ne reçoivent pas leurs mails de confirmation d’inscription à nos services ;
qui les utilisateurs contactent-ils ? Ah bah non, pas le support de la Poste, ce serait trop simple. Non, non, c’est nous. Et c’est usant. Non pas de vous répondre, mais le fait que ce soit 95 % du temps la faute à votre fournisseur de mail qui ne fait pas correctement son boulot.
Orange (wanadoo)
Ah, Orange. Tout un poème…
L’opérateur historique qui, lui aussi, a bénéficié de son aura d’ancien service public pour capter une grande majorité des internautes français lorsque vint l’heure de se choisir son premier FAI. Du coup, beaucoup de personnes ont encore une adresse wanadoo. Et comme Orange est le FAI majoritaire en France, encore plus de personnes ont une adresse orange.
J’avais déjà parlé dans mon précédent article de sa sale manie de ne pas accepter qu’on lui envoie trop de mails en une seule connexion. Imaginez un quidam qui refuse que son facteur lui apporte plus de trois lettres par tournée. Le facteur doit donc se représenter plusieurs fois s’il a plus de trois lettres à délivrer. C’est débile. Orange fait ça, mais pour le mail.
C’est le seul fournisseur que je connaisse qui impose ce genre de limite (qu’on ne vienne pas me dire que c’est pour lutter contre le spam : comment font les autres ? Hein ? Orange n’aurait pas les capacités financières et techniques de lutter plus proprement contre le spam ?).
Heureusement, ça se règle facilement, mais tout de même.
Et puis, de temps en temps, pouf, il rejette nos mails à coup de 550 5.2.0 Mail rejete. Mail rejected. ofr_506. Pourquoi ? Va savoir. Et ça se débloque tout seul au bout d’un temps.
Free
Après l’opérateur historique, voici celui qu’on surnomme le trublion du net. De temps en temps, celui-ci semble modifier les règles de son antispam, et nous voilà avec des mails 550 spam detected, quand bien même c’est le 300e mail quasi identique que nous envoyons de la journée. Et puis ça s’en va et ça revient.
Pareil avec 451 too many errors from your ip, ça bloque de temps en temps et ça repart comme c’est venu… alors qu’il s’agit majoritairement de mails de notification (framapiaf, framasphere, framagit…) et donc que les adresses ont été vérifiées ! Certes, il peut y avoir des erreurs, mais tellement peu dans le volume de mails que nous envoyons à Free… Ça arrive vraiment de façon aléatoire. Grmpf.
Facebook
On l’oublie, mais Facebook, en 2010, a proposé d’avoir une adresse mail @facebook.com (bon, ils ont arrêté les inscriptions en 2014, ce qui explique l’oubli). Et certaines personnes utilisent encore ces adresses.
Nos mails étaient bloqués de temps à autre avec un code 554 5.7.1 POL-P4 Connection refused, ce qui veut dire en gros « Revenez dans 24 ou 48 heures ». En soi, ce n’était pas forcément délirant, si jamais nous avions, pour une raison ou pour une autre, envoyé beaucoup de mails d’un coup à leurs serveurs. Mais depuis quelques semaines, il n’y a plus de déblocage : nos mails ne partent plus pour facebook.com, même en les faisant partir d’un autre serveur ou en diminuant la vitesse d’envoi.
Voilà pour les fournisseurs de mails qui font n’importe quoi avec leurs serveurs. Ils présentent tout de même l’avantage de nous permettre de comprendre pourquoi les destinataires n’ont pas reçu leurs mails, fût-ce pour de stupides raisons. Mais il y en a de plus vicieux…
Ceux qui n’amènent pas les mails à leurs destinataires (ou qui les cachent)
On ne les connaît pas bien, ce n’est que lorsque l’on nous contacte pour et que nous voyons que le mail est bien parti qu’on les repère : les fournisseurs de mails qui acceptent nos mails mais, pour une raison ou pour une autre, les envoient rejoindre le grand rien.
Eh oui, nos mails disparaissent parfois sur le serveur de votre fournisseur de messagerie. Vous ne les trouverez dans aucun dossier, pas même dans les spams.
Il s’agit le plus souvent de choix algorithmiques du fournisseur : l’antispam est vraiment sûr que ce message est frauduleux ? Bah, pas la peine d’embêter l’utilisateur, on le jette ! (ce qui est stupide car ne permettant pas la correction des faux positifs par les utilisateurs).
Encore mieux, Gmail. Comme expliqué dans notre FAQ, si vous recevez un mail identique à un que vous avez envoyé, comme un message à une framaliste à laquelle vous êtes inscrit, Gmail cachera le mail reçu de la liste. Vous l’avez envoyé, vous en connaissez le contenu, non ? Ah, vous vouliez voir quand le message arriverait, histoire d’être sûr qu’il a bien été traité par notre serveur de listes ? Pas de bol.
Ceux qui proposent une application pourrie
Les personnes qui utilisent l’application de mail Orange sur leur téléphone ont des soucis pour envoyer des messages à des framalistes. Après investigation, nous nous sommes rendus compte que l’application met l’adresse de la liste (enfin un dérivé, elle met l’adresse dédiée à la réexpédition des mails reçus par la liste) dans l’en-tête Sender.
Que cela veut-il dire et pourquoi est-ce un problème ? Cela fait croire que le mail provient du serveur des framalistes. Comme notre serveur n’est pas stupide, voyant un mail provenant soit-disant de lui-même mais passant par un serveur non-autorisé à envoyer des mails framalistes, celui-ci refuse le mail. Tout simplement. C’est une des techniques classiques de lutte contre le spam que d’agir ainsi.
Conclusion
Les problèmes face aux gros silos de mail sont nombreux, et sont loin d’être tous dus à une mauvaise configuration de votre serveur mail que vous chouchoutez vous-même (ou de ceux que nous configurons… Non vraiment, c’est pas nous qui pondons de telles bouses ! D’où ce joli hache-tague : c’est #PasMonCaca).
Je pense personnellement et sincèrement qu’il y a une part d’incompétence de la part de ces silos dans un certain nombre de cas. Si tout le monde jouait le jeu correctement, le mail ne serait pas aussi compliqué qu’aujourd’hui.
Que pouvez-vous faire ? Eh bien, à part changer de fournisseur de mail (connaissez-vous les CHATONS ?), vous pouvez contacter le support de votre fournisseur actuel, lui expliquer la situation et lui dire que ce n’est pas normal. Nous pouvons vous fournir, le cas échéant, les codes d’erreur retournés par son serveur pour les mails que nous vous envoyons. Peut-être qu’en étant suffisamment nombreux à râler, la situation évoluera.
Fun fact : combien des fournisseurs de mail évoqués dans cet article permettent de contacter leur serveur de mail en IPv6 ? Un seul — je vous laisse chercher lequel 😁
(Et si vous vous posez la question, oui, les serveurs de framasoft.org et framalistes.org sont accessibles en IPv6, comme toute l’infrastructure de Framasoft. Quand on veut, on peut.)
En effet, il est quasiment impensable pour quiconque envoie des mails de passer outre leurs façons de faire, sous peine de se couper d’une grande partie des internautes.
Quand bien même on se conforme à leurs desiderata, quand bien même on met en place toutes les bonnes pratiques existantes, certains fournisseurs de mail ne font pas leur travail correctement…
Nota Bene : Framasoft n’est pas la seule structure à rencontrer les problèmes décrits ci-dessous. Des universités aux entreprises en passant par les google groups, on trouve des témoignages un peu partout sur le Web de mails qui n’arrivent pas à destination, et les administrateurs systèmes échangent souvent entre eux pour savoir si ça vient d’eux ou du serveur d’en face (vous aurez déjà deviné, d’après le titre de cet article, d’où vient généralement le problème).